内控合规

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企业内部控制应用指引第16号

时间:2021/05/13 发布者: 浏览次数:2980次

第一章 总则


第一条 为了促进企业加强合同管理,维护企业合法权益,根据《中华人民共和国合同法》等有关法律法规和《企业内部控制基本规范》,制定本指引。


第二条 本指引所称合同,是指企业与自然人、法人及其他组织等平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

企业与职工签订的劳动合同,不适用本指引。


第三条 企业合同管理至少应当关注下列风险:

(一)未订立合同、合同内容存在重大疏漏,可能导致企业合法权益受到侵害。

(二)合同履行不力或监控不当,可能导致诉讼失败,经济利益受损。

(三)合同纠纷处理不当,可能损害企业信誉和形象。


第四条 企业应当加强合同管理,确定合同归口管理机构,明确合同拟定、审批、执行等环节的程序和要求,定期检查和评价合同管理中的薄弱环节,采取相应控制措施,促进合同有效履行,切实维护企业的合法权益。


第二章 合同的订立


第五条 企业对外发生经济行为,除即时清结方式外,应当订立书面合同。合同订立前,应当充分了解对方当事人的主体资格、信用状况等有关内容,确保对方当事人具备履约能力。技术含量较高或法律关系复杂的合同,应当组织法律、技术、财会等专业人员参与谈判,必要时可聘请外部专家参与相关工作。谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见,应当予以记录并妥善保存。


第六条 企业应当根据协商、谈判的结果,拟订合同文本,按照自愿、公平原则,明确双方的权利义务和违约责任,做到条款内容完整,表述严谨准确,相关手续齐备,避免出现重大疏漏。合同文本一般由业务承办机构起草,重大合同或特殊合同应当由法律机构参与起草。国家或行业有合同示范文本的,可以优先选用,但对涉及权利义务关系的条款应当进行认真审查,并根据实际情况进行适当修改。合同文本须报经国家有关主管部门审查或备案的,应当履行相应程序。


第七条 企业应当对合同文本进行严格审核,重点关注,合同的主体、内容和形式是否合法,合同内容是否符合企业的经济利益,对方当事人是否具有履约能力,合同权利和义务是否明确等。企业对影响重大或法律关系复杂的合同文本,应当征求内部相关机构的意见。相关机构提出不同意见的,应当认真分析研究,慎重对待,并准确无误地加以记录。内部相关机构应当认真履行职责。


第八条 企业应当按照规定的权限和程序与对方当事人签署合同。正式对外订立的合同,应当由企业法定代表人或由其授权的代理人签名或加盖有关印章。授权签署合同的,应当签署授权委托书。属于上级管理权限的合同,下级单位不得签署。下级单位认为确有需要签署涉及上级管理权限的合同,应当提出申请,并经上级合同管理机构批准后办理。上级单位应当加强对下级单位合同订立、履行情况的监督检查。


第九条 企业应当建立合同专用章的保管制度。合同经编号、审批及授权签约人签署后,方可加盖合同专用章。


第十条 企业应当加强合同信息安全保密工作,未经批准,不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家或商业秘密。


第三章 合同的履行


第十一条 企业应当遵循诚实信用原则严格履行合同,对合同履行实施有效监控,强化对合同履行情况及效果的检查、分析和验收,确保合同全面有效履行。


第十二条 合同生效后,当事人就质量、价款或者报酬、履行地点等内容没有约定或者约定不明确的,可以协议补充;不能达成补充协议的,按照合同有关条款或者交易习惯确定。


第十三条 在合同履行过程中发现有显失公平、条款有误或对方有欺诈行为等情形,或因政策调整、市场变化等客观因素,已经或可能导致企业利益严重受损,应当及时报告,并经双方协商一致,按照规定权限和程序办理合同变更事宜。


第十四条 企业应当加强合同纠纷管理,在履行合同过程中发生纠纷的,应当依据国家相关法律法规,在规定时效内与对方当事人协商并按规定权限和程序及时报告。合同纠纷经协商一致的,双方应当签订书面协议;合同纠纷经协商无法解决的,应当根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。纠纷处理过程中,未经授权批准,相关经办人员不得向对方当事人做出实质性答复或承诺。


第十五条 企业财会部门应当根据合同条款审核执行结算业务。未按合同条款履约的,或应签订书面合同而未签订的,财会部门有权拒绝付款,并向企业有关负责人报告。


第十六条 合同管理机构应当加强合同登记管理,定期对合同进行统计、分类和归档,详细登记合同的订立和履行情况,实行合同的全过程封闭管理。


第十七条 企业应当建立合同履行情况评估制度,至少于每年年末对合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况进行分析评估,对分析评估中发现的合同履行中的重要问题,应当加以改进并追究有关机构或人员的责任。


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